Die Digitalisierung der Kommunikation zwischen staatlichen Institutionen sowie Bürgern und Unternehmen schreitet unaufhaltsam voran. Dies ist auch sehr begrüßenswert, insbesondere unter Berücksichtigung des Bürokratieabbaus. Bei drei aktuellen Projekten – die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) in der Sozialversicherung, das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) – kam es jedoch zu erheblichen Schwierigkeiten. Zwei dieser Projekte wurden verschoben, eins sogar gestoppt.

---

Elek­tro­n­isch unter­stützte Betrieb­sprü­fung (euBP) in der Sozialver­sicherung. Mit Wirkung vom 1. Jan­u­ar 2012 sollte in der Sozialver­sicherung die elek­tro­n­isch unter­stützte Betrieb­sprü­fung (euBP) einge­führt wer­den. Das Ver­fahren sieht die Annahme der zur Durch­führung ein­er Betrieb­sprü­fung nach § 28p SGB IV notwendi­gen Arbeit­ge­ber­dat­en im elek­tro­n­is­chen Ver­fahren vor. Die Arbeit­ge­ber sollen im Rah­men des Ver­fahrens euBP die Möglichkeit erhal­ten, die für die Prü­fung rel­e­van­ten Dat­en elek­tro­n­isch anzuliefern. Die vom Arbeit­ge­ber über­mit­tel­ten Dat­en wer­den mith­il­fe ein­er Prüf­soft­ware analysiert und die daraus gewonnenen Ergeb­nisse als Hin­weise für die Prü­fung genutzt. Ziel ist es, die Prüf­dauer bei den einzel­nen Prüf­stellen auf das erforder­liche Min­dest­maß zu reduzieren; unter Umstän­den kann eine Prü­fung vor Ort gän­zlich ent­fall­en. Über den Umfang der für den Zweck der Betrieb­sprü­fung zu über­mit­tel­nden Dat­en enthält das Gesetz keine konkreten Aus­sagen. Hier dürfte die Ursache der Ver­schiebung zu find­en sein. Die Renten­ver­sicherung erwartet nicht nur die Zahlen aus den Bere­ichen Lohn/ Gehalt, son­stige Zahlun­gen an die Arbeit­nehmer, Ent­geltarten, Beitrags­grup­pen, Melde­dat­en und Soll­stel­lun­gen der Einzugsstellen, son­dern auch die Buchun­gen aus der Finanzbuch­hal­tung. Die Pilot­phase, ursprünglich ab Okto­ber 2011 geplant, startet nun voraus­sichtlich erst im Jan­u­ar 2012. Flächen­deck­end wird das Ver­fahren daher voraus­sichtlich erst ab 1. Jan­u­ar 2013 erfol­gen können.

Ver­fahren der elek­tro­n­is­chen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (ELStAM).

Der Start­ter­min des neuen Ver­fahrens der elek­tro­n­is­chen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (ELStAM) wurde auf­grund uner­warteter tech­nis­ch­er Schwierigkeit­en auf den 1. Jan­u­ar 2013 verschoben.

Das Lohn­s­teuer­abzugsver­fahren sollte auf ein elek­tro­n­is­ches Ver­fahren umgestellt wer­den. Die OFD Karl­sruhe weist im Rah­men eines Infor­ma­tion­ss­chreibens für Arbeit­ge­ber vom 30. Novem­ber 2011 darauf hin, in welchen Fällen tat­säch­lich eine Bescheini­gung für den Lohn­s­teuer­abzug im Jahr 2012 notwendig ist.

Gültigkeit der Lohn­s­teuerkarte 2010 / Ersatzbescheini­gung 2011 im Jahr 2012: Die Lohn­s­teuerkarte 2010 sowie eine vom Finan­zamt aus­gestellte Bescheini­gung für den Lohn­s­teuer­abzug 2011 (sog. Ersatzbescheini­gung 2011) und die darauf einge­tra­ge­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (Steuerk­lasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hinzurech­nungs­be­trag, Reli­gion­s­merk­mal, Fak­tor) bleiben weit­er­hin gültig. Die dort enthal­te­nen Dat­en sind der Berech­nung der Lohn­s­teuer im Jahr 2012 zugrunde zu legen.

Keine Änderung gegenüber 2010/2011. Kein Hand­lungs­be­darf: Wer­den sich die auf der Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheini­gung 2011 einge­tra­ge­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male des Arbeit­nehmers im Jahr 2012 nicht ändern, müssen Arbeit­nehmer und Arbeit­ge­ber nichts Weit­eres ver­an­lassen. Die dem Arbeit­ge­ber vor­liegen­den Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male gel­ten fort.

Auf­be­wahrungspflicht der Lohn­s­teuerkarte 2010 / Ersatzbescheini­gung 2011. Der Arbeit­ge­ber darf die Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheini­gung 2011 im Über­gangszeitraum nicht ver­nicht­en und hat sie dem Arbeit­nehmer bei Beendi­gung des Arbeitsver­hält­niss­es im Über­gangszeitraum 2012 zur Vor­lage bei einem neuen Arbeit­ge­ber auszuhändigen.

Was tun bei Änderung der Ver­hält­nisse gegenüber 2010/2011? Weichen die auf der Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheini­gung 2011 einge­tra­ge­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male von den tat­säch­lichen Ver­hält­nis­sen zu Beginn des Jahres 2012 ab (z. B. Zahl der Kinder­frei­be­träge), kann der Arbeit­nehmer dem Arbeit­ge­ber des ersten Dien­stver­hält­niss­es die im Über­gangszeitraum 2012 anzuwen­den­den Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male aus Vere­in­fachungs­grün­den auch anhand fol­gen­der amtlich­er Bescheini­gun­gen nachweisen:

• Mit­teilungss­chreiben des Finan­zamts zur „Infor­ma­tion über die erst­mals elek­tro­n­isch gespe­icherten Dat­en für den Lohn­s­teuer­abzug (elek­tro­n­is­che Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male)“ oder
• Aus­druck des Finan­zamts mit den ab dem 1.1.2012 gespe­icherten elek­tro­n­is­chen Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Das Mit­teilungss­chreiben und der Aus­druck des Finan­zamts sind für den Arbeit­ge­ber jedoch nur dann maßgebend, wenn ihm gle­ichzeit­ig die Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheini­gung 2011 für das erste Dien­stver­hält­nis des Arbeit­ge­bers vor­liegt (Steuerk­lassen I bis V). Legt der Arbeit­nehmer das Mit­teilungss­chreiben oder den Aus­druck des Finan­zamts dem Arbeit­ge­ber vor, sind allein die darin aus­gewiese­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male für den Lohn­s­teuer­abzug maßgebend. Diese vere­in­fachte Nach­weis­möglichkeit beste­ht auch dann, wenn der Arbeit­nehmer im Kalen­der­jahr 2012 in ein neues erstes Dien­stver­hält­nis wech­selt. Allein eine Mit­teilung des Arbeit­nehmers, weit­er­hin gültige Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male für das Kalen­der­jahr 2012 zu seinen Ungun­sten zu ändern („Änderung auf Zuruf“), reicht zur Anwen­dung für den Lohn­s­teuer­abzug durch den Arbeit­ge­ber nicht aus. Falls die Angaben in dem Mit­teilungss­chreiben nicht zutr­e­f­fend sind, kann der Arbeit­nehmer beim Finan­zamt eine Änderung beantra­gen. Der Nach­weis der gülti­gen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male kann dann gegenüber dem Arbeit­ge­ber durch den vom Finan­zamt auf Antrag zu fer­ti­gen­den Aus­druck der ab dem Jahr 2012 gülti­gen ELStAM geführt wer­den. Falls der Arbeit­nehmer erst­mals für 2012 eine Änderung der Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (Steuerk­lasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hinzurech­nungs­be­trag, Reli­gion­s­merk­mal, Fak­tor) beantragt, kann der Nach­weis der gülti­gen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male gegenüber dem Arbeit­ge­ber eben­falls durch den vom Finan­zamt auf Antrag zu fer­ti­gen­den Aus­druck der ab dem Jahr 2012 gülti­gen ELStAM geführt werden.

Keine Lohn­s­teuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung 2011 vorhan­den. Arbeit­nehmer ohne Lohn­s­teuerkarte 2010 oder Ersatzbescheini­gung 2011, die im Über­gangszeitraum 2012 (erst­mals) ein Beschäf­ti­gungsver­hält­nis aufnehmen, müssen beim Finan­zamt eine „Bescheini­gung für den Lohn­s­teuer­abzug 2012“ beantra­gen. Diese Bescheini­gung ist dem Arbeit­ge­ber vorzulegen.

Ver­fahren des elek­tro­n­is­chen Ent­gelt­nach­weis­es (ELENA). Mit dem ELE­NA-Gesetz wurde 2009 ein Ver­fahren beschlossen, das Anträge auf Sozialleis­tun­gen vere­in­fachen und beschle­u­ni­gen sollte. Am 2.12.2011 wurde das Gesetz zur Aufhe­bung von Vorschriften zum Ver­fahren des elek­tro­n­is­chen Ent­gelt­nach­weis­es (ELENA) im Bun­des­ge­set­zblatt verkün­det und trat damit am 3.12.2011 in Kraft. Ab diesem Zeit­punkt ent­fällt die Pflicht des Arbeit­ge­bers, monatliche Mel­dun­gen zu Ent­gelt­dat­en im ELE­NA-Ver­fahren an die Zen­trale Spe­ich­er­stelle zu erstat­ten. Gle­ichzeit­ig wer­den keine Arbeit­nehmer­dat­en mehr angenom­men und alle bish­er gespe­icherten Dat­en wer­den unverzüglich gelöscht.