Mehr Lohn oder Ge­halt trägt viel zur Mit­ar­bei­ter­mo­tivation bei. Ärgerlich nur, dass net­to vom fi­nan­ziel­len Zu­wachs so wenig hängen bleibt. Eine Lö­sung da­für sind steu­er­freie Sachbezüge.

Text: Midia Nuri

Der Jahreswech­sel ist für viele die richtige Zeit für eine Bilanz. Das gilt nicht nur für Unternehmer und nicht bloß steuer­lich. Auch die Mitar­beit­er denken darüber nach, wie zufrieden sie mit ihrer Arbeit sind – und dem gezahlten Ent­gelt. Unternehmer, die zum Jahre­sende keine Gele­gen­heit mehr für ein Mitar­beit­erge­spräch hat­ten, sitzen in diesen Wochen vielle­icht ver­mehrt Mitar­beit­ern gegenüber, um eine aus deren Sicht längst fäl­lige Gehalt­ser­höhung zu besprechen. Das Prob­lem: Die Belas­tung mit Steuern und Sozial­ab­gaben frisst einiges von der Erhöhung auf. Inter­es­sant sind deshalb für bei­de Seit­en steuer- und sozial­ab­gaben­freie Gehalts­be­standteile – Nat­u­ralien also, soge­nan­nte Sach­bezüge. Was Unternehmer ihren Mitar­beit­ern steuer- und abgaben­frei dazu­tun, müssen sie aber zusät­zlich zum Gehalt und zu anderen vere­in­barten Leistun­gen zahlen. So dür­fen Arbeit­ge­ber beispiel­sweise nicht statt des vere­in­barten Urlaub­s­gelds Einkauf­sgutscheine aus­geben. Trotz­dem lohnen sich Gehalt­sex­tras für bei­de: Die Chance auf mehr Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion ist hoch – und mit einem Sach­bezug gün­stiger erkauft als mit ein­er Gehaltserhöhung.

Geld ist bei der Mit­ar­bei­ter­mo­tivation die halbe Miete

Die gute Nachricht vor allem für die Inhab­er kleiner­er Unternehmen gle­ich zuerst: Es kommt offen­bar gar nicht so entschei­dend darauf an, den Mitar­beit­ern mehr zahlen zu kön­nen als die Konkur­renz. Für die Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion kann es sog­ar kon­trapro­duk­tiv sein, wenn Angestellte qua­si mit gold­e­nen Hand­schellen ans Unternehmen gebun­den sind. Wer mehr zahlt als in der Branche üblich, bei dem bleiben unzufriedene Mitar­beit­er wom­öglich nur, weil sie sich bei den Alter­na­tiv­en auf dem Arbeits­markt finanziell ein­schränken müssten. Das ergab eine Studie der US-Per­son­al­ber­atung Aon Hewitt. Für die Mitar­beit­erzufrieden­heit zählt vor allem, dass es bei der Arbeit noch etwas zu ler­nen und zu entwick­eln gibt, dass im Unternehmen Klarheit herrscht, wohin es konkret gehen soll und was dafür vom Mitar­beit­er ver­langt wird. Die Tätigkeit sollte Mitar­beit­ern einen Sinn ver­mit­teln, und auch eine gewisse Work-Life-Bal­ance gehört für ein gesun­des Paket Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion dazu, stellt die Zeitschrift impulse fest.

Benefits für mehr Mitarbeitermotivation

Geld ist also nicht alles, hat aber auch für die Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion seinen Wert. Lohn und Gehalt müssen auskömm­lich sein. Gewisse Extras sind da dur­chaus gern gese­hen bei Job­suchen­den, das ergab eine Umfrage des Arbeit­ge­ber­such­por­tals kununu. Aus Sicht der anonym befragten Job­suchen­den hat­ten Ben­e­fits wie flex­i­ble Arbeit­szeit­en mit 51 Prozent den größten Reiz, gefol­gt von der Möglichkeit, auch im Home-Office tätig zu sein (33 Prozent) sowie der Möglichkeit, den Hund mit ins Büro nehmen zu dür­fen (26 Prozent). Auch Sach­bezüge ste­hen der Umfrage zufolge hoch im Kurs. Im Gespräch mit ihren Mitar­beit­ern soll­ten sich Unternehmer die diversen Möglichkeit­en also ruhig mal genau anschauen. Die sind höchst vielfältig und bieten für so ziem­lich jeden Bedarf und jede Vor­liebe etwas.

Mehr net­to, mehr Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit: eine leichte Übung

Zunächst muss Unternehmern klar sein, was kein Extra ist, son­dern als reg­uläres Arbeit­sent­gelt gilt – und damit zusät­zlich gewährt steuer- und abgabenpflichtig wäre: näm­lich alle Ein­nah­men des Mitar­beit­ers aus der Beschäf­ti­gung. Wie Arbeit­ge­ber die Vergü­tung beze­ich­nen – ob als Ent­gelt, Lohn, Prämie, Bonus oder auch Grat­i­fika­tion – ist dabei völ­lig uner­he­blich. Auf all diese let­ztlich finanziellen Leis­tun­gen muss der Arbeit­ge­ber für den Mitar­beit­er Steuern sowie Kranken‑, Pflege‑, Renten‑, Arbeit­slosen- und Unfal­lver­sicherungs­beiträge abführen. Eben­so wenig ist für den Fiskus die Frage inter­es­sant, ob der Unternehmer den Lohn bar auszahlt oder über­weist. Die Sozialver­sicherungsent­geltverord­nung (SvEV) regelt die Details. Kom­pliziert bleibt es trotz zunehmender Vere­in­heitlichung und divers­er Vere­in­fachun­gen. So müssen Unternehmer zum Beispiel eigentlich steuer­freie Zuschläge für Sonntags‑, Feiertags- oder Nachtar­beit in der Unfal­lver­sicherung in jedem Fall als beitragspflichtiges Arbeit­sent­gelt berück­sichti­gen. Es gibt einiges zu besprechen mit dem Steuerberater.

Extras bedeuten für Mitarbeitermotivation mehr als Geld allein

Das Prob­lem beim Wun­sch nach mehr Gehalt auf dem Mitar­beit­erkon­to: Ein sim­ples Plus beim Brut­to­ge­halt oder Lohn bringt Mitar­beit­ern oft deut­lich weniger ein als erhofft. Nicht sel­ten ist die Ent­täuschung nach der ersten neuen Lohnabrech­nung groß – und die Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion am Boden. Lohn­s­teuer und Sozialver­sicherungs­beiträge fressen ger­ade für etwas bess­er ver­di­enende Mitar­beit­er rasch mehr als die Hälfte vom Brut­tolohnzuwachs auf.

Sach­zu­wen­dungen zäh­len voll für die Mitarbeitermotivation

Der Kniff bei den steuer- und abgaben­freien Sachzuwen­dun­gen zum Gehalt ist der: Bis zur jew­eili­gen Frei­gren­ze wertet der Geset­zge­ber sie qua­si als Geschenk an den Mitar­beit­er – und legt noch Steuer- und Abgaben­frei­heit oben­drauf. Der Fiskus macht dabei einen Unter­schied zwis­chen soge­nan­nten Sach­bezü­gen und Aufmerk­samkeit­en aus beson­derem Anlass.

• Sach­bezüge sind Zuwen­dun­gen ohne beson­deren Anlass. Steuer- und sozialver­sicherungs­frei bleiben sie, wenn sie monatlich die jew­eilige Frei­gren­ze – und vere­inzelt auch den Frei­be­trag – nicht über­schre­it­en. Auch Gutscheine sind möglich. Was Unternehmer ihren Mitar­beit­ern gewähren kön­nen, hängt allein von deren Bedarf und auch Vor­liebe ab.
• Aufmerk­samkeit­en kann der Arbeit­ge­ber seinen Mitar­beit­ern aus beson­derem Anlass gewähren, wie etwa zum Geburt­stag, zur Hochzeit oder auch zur Geburt eines Kindes. Solche Aufmerk­samkeit­en bleiben bis zu 60 Euro steuer- und sozialver­sicherungs­frei. Fällt das Geschenk üppiger aus, kann der Arbeit­ge­ber auch eine pauschale Lohn­s­teuer für den Mitar­beit­er übernehmen. Damit ist die Abgabepflicht des Arbeit­nehmers abge­golten. Hierzu weiß der Steuer­ber­ater Genaueres.

Vorsicht Frei­grenze – nur bis hier­hin reicht die Steuerfreiheit

Mit Blick auf die bei den Sachzuwen­dun­gen gel­tenden Frei­gren­zen müssen Unternehmer auf­passen. Über­steigt der Sach­bezug den jew­eils gel­tenden Wert, wird gle­ich der gesamte Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Der gesamte Vorteil wäre damit futsch. Für die meis­ten Sach­bezüge liegt die Frei­gren­ze bei 44 Euro monatlich. Beim Frei­be­trag ist es dage­gen nicht ganz so schlimm, wenn die Summe etwas höher aus­fällt – dann würde nur der Mehrbe­trag steuerpflichtig. Das gilt seit Kurzem beispiel­sweise für Mobil­ität­skosten wie etwa ein Jobtick­et und bei Betrieb­s­feiern für die Aus­gaben pro Mitar­beit­er – bis 110 Euro sind hier seit einiger Zeit über einen Frei­be­trag statt der vorheri­gen Frei­gren­ze steuer­frei. Der Steuer­ber­ater ver­hil­ft hier zum Durchblick.

Die Qual der Wahl für mehr Mitarbeitermotivation

Zahlre­iche geset­zlich mögliche Extras zum Gehalt sind für den Mitar­beit­er lohn­s­teuer- und sozial­ab­gaben­frei. Auch das Unternehmen zahlt für das Extra keine Arbeit­ge­ber­an­teile an die Sozialver­sicherungsträger. Das gle­iche Net­to­ergeb­nis für den Mitar­beit­er kostet Unternehmer also weniger Geld. Als Klas­sik­er unter den Sach­bezü­gen gilt das Fir­men­fahrzeug. Es ist hierzu­lande sehr beliebt. Eben­falls gut geeignet und beliebt sind als Gehalt­sex­tra auch Smart­phone, Tablet oder iPod.

Hilfe bei der Mobilität treibt die Mitarbeitermotivation an

Nicht zu vergessen Tankgutscheine. Die ste­hen bei den immer wieder langzei­tho­hen Ben­z­in­preisen eben­falls hoch im Kurs. Auch für sie gilt – wie für zahlre­iche andere Sach­bezüge – als steuer- und abgaben­freie Ober­gren­ze die Frei­gren­ze von 44 Euro monatlich. Unternehmer schließen ein Nachzahlungsrisiko aus, wenn auf dem Gutschein ste­ht „Treib­stoff im Wert von bis zu 44 Euro“. So brauchen sie auch keine Treib­stoff­preise zu beobacht­en und zu dokumentieren.

Auch den Pend­lern hilft Mit­arbei­ter­mo­ti­va­tion auf ihrem Weg

Auch den Pendlern kön­nen Unternehmer Zuschüsse zur An- und Abfahrt sowie auch zur Verpfle­gung gewähren – und das seit Beginn 2019 an steuer­frei. Das gilt für den Zuschuss oder die Über­nahme von Kosten für

• die Nutzung öffentlich­er Verkehrsmit­tel im Lin­ien­verkehr zwis­chen Woh­nung und erster Tätigkeitsstätte, zu einem weiträu­mi­gen Tätigkeits­ge­bi­et (etwa Forstge­bi­et) oder zu einem vom Arbeit­ge­ber dauer­haft fest­gelegten Sam­melpunkt (etwa Bus­de­pot oder Fährhafen),
• ein Jobtick­et
• sowie auch für pri­vate Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr.

Seit Jahres­be­ginn 2019 fall­en diese geld­w­erten Vorteile nicht mehr unter die monatliche Frei­gren­ze von 44 Euro – wer­den dafür aber auf die Ent­fer­nungspauschale angerechnet.

Für Mon­teure oder Außen­di­en­stler noch inter­es­sant: Der Sach­bezugswert für Unterkunft/Miete beträgt seit dem 1. Jan­u­ar 2019 neu 231 Euro pro Monat. Das entspricht 7,70 Euro pro Tag, den der Arbeit­ge­ber steuer­lich als geld­w­erten Vorteil für einen Zuschuss anset­zen muss.

Kinder gut versorgt – Spaß mit der Mitarbeitermotivation

Tra­gen Unternehmer für ihre Mitar­beit­er die Beiträge für eine Kindertagesstätte sowie auch für Krip­pen­be­treu­ung oder eine Tages­mut­ter, fall­en auf diesen Betrag keine Steuern und Sozial­ab­gaben an – wie son­st auch natür­lich nur, sofern sie die Summe zusät­zlich zum Lohn oder Gehalt bezahlen. Worauf Unternehmer dabei acht­en müssen und welche Betreu­ungskosten das Finan­zamt hier­bei akzep­tiert, weiß der Steuer­ber­ater. Auch für schulpflichtige Kinder bis 14 Jahre lohnt es sich, ihn mal anzus­prechen. Auch für deren Betreu­ung kann der Arbeit­ge­ber Kosten bis 600 Euro jährlich steuer­frei übernehmen, etwa für einen Babysit­ter bei ferienbe­d­ingten Engpässen.

Hilfe gegen Zip­per­lein stei­gert die Mitarbeitermotivation

Unternehmer kön­nen ihren Mitar­beit­ern bis zu 500 Euro pro Jahr und Mitar­beit­er lohn­s­teuer- und abgaben­frei für Gesund­heit­saus­gaben auf Lohn oder Gehalt oben­drauf geben – etwa als Zuschuss zu ein­er neuen Brille, den Kurs für Rück­en- oder Sehschule, einen Nich­traucherkurs oder son­stige nach §§ 20 und 20a des Fün­ften Buchs Sozialge­set­zbuch (SGB V) als Präven­tion­skurse anerkan­nte Ange­bote, wie etwa auch Qigong oder Yoga. Achtung: Für Kurkosten gilt die Steuer­begün­s­ti­gung nicht – dieser Zuschuss wäre steuer- und abgabenpflichtig. Unternehmer soll­ten wegen der diversen Aus­nahme- und Son­der­regelun­gen ihre mit den Mitar­beit­ern getrof­fe­nen Vere­in­barun­gen noch mal mit dem Steuer­ber­ater durchsprechen.

Un­terstüt­zung im Not­fall hilft auch der Mitarbeitermotivation

Gut zu wis­sen: Unternehmer dür­fen Ihren Mitar­beit­ern bis zu 600 Euro im Kalen­der­jahr steuer- und sozial­ab­gaben­frei als Unter­stützung im Not­fall zahlen. Voraus­set­zung für diese steuer- und abgaben­freie Unter­stützung ist, dass es dafür eine konkrete Recht­fer­ti­gung gibt, wie etwa ein Krankheits‑, Unglücks- oder Todes­fall in der Fam­i­lie, wenn der Mitar­beit­er Opfer eines Ver­mö­gensver­lustes etwa auf­grund von Dieb­stahl, Feuer oder Unwet­ter gewor­den ist, auf­grund ein­er Bürgschaft in Anspruch genom­men wurde oder durch Prob­leme naher Ange­höriger wirtschaftlich belastet ist. Hier­nach soll­ten Unternehmer im Fall der Fälle ihren Steuer­ber­ater fragen.

Er­ho­lungs­bei­hil­fen geben Raum für Mitarbeitermotivation

Eben­falls wis­senswert in diesem Zusam­men­hang: Erhol­ungs­bei­hil­fen sind lohn­s­teuerpflichtig, aber sozialver­sicherungs­frei. Das spart unter dem Strich also auch einiges. Schön für Gutver­di­ener: Die Erhol­ungs­bei­hil­fen wer­den pauschal mit 25 Prozent besteuert. Sie dür­fen allerd­ings 156 Euro pro Mitar­beit­er, 104 Euro für den Ehe­gat­ten und 52 Euro pro Kind nicht übersteigen.

Zuschüsse heben die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion nach Umzug

Unternehmer, die zu Jahres­be­ginn neue Mitar­beit­er eingestellt haben, die für den neuen Job umziehen, kön­nen hier­für eben­falls einige Kosten steuer- und abgaben­frei erstat­ten. Unternehmer soll­ten mit ihrem Steuer­ber­ater darüber sprechen, worauf sie acht­en müssen, um das Risiko für eine Nachzahlung zu senken, falls das Finan­zamt einen beru­flich bed­ingten Umzug des Mitar­beit­ers nicht anerken­nt. Der Steuer­ber­ater hil­ft, das Risiko wirk­sam, trans­par­ent und rechtssich­er auf den Mitar­beit­er zu ver­lagern. Das dürfte die zusät­zliche Moti­va­tion kaum mindern.

Diese Kosten kön­nen Un­ter­neh­mer für einen Umzug erstatten:

• Beförderungsaus­la­gen: Unternehmer kön­nen für Mitar­beit­er notwendi­ge Aus­la­gen für den Trans­port der Möbel von der bish­eri­gen zur neuen Woh­nung übernehmen, wie zum Beispiel Spedi­tion­skosten und auch nachgewiesene Kosten für pri­vate Helfer.
• Reisekosten: Auch die beim Umzug selb­st ent­stande­nen Reisekosten für den Mitar­beit­er und seine Fam­i­lie kön­nen Sie erstat­ten. Dazu gehören:Fahrtkosten, Mehraufwen­dun­gen für Verpfle­gung in Höhe der geset­zlichen Pausch­be­träge, Übernachtungskosten.
• Zusät­zlich sind 2 Reisen ein­er Per­son oder eine Reise von 2 Per­so­n­en zum Suchen/Besichtigen ein­er Woh­nung erstat­tungs­fähig (max­i­mal 2 Reisen und 2 Aufenthaltstage).
• Mietentschädi­gung: Hat der neue Mitar­beit­er eine Woh­nung oder ein Haus mit lan­gen Kündi­gungs­fris­ten angemietet, kön­nen Unternehmer ihm bis zu 6 Monate Miete für die alte Woh­nung erstat­ten. Die Miete für die neue Woh­nung kön­nen Sie ihm für max­i­mal 3 Monate erstatten.
• Son­stige Aus­la­gen: Auch bei den zahllosen weit­eren Kosten, die rund um einen Umzug anfall­en, kön­nen Unternehmer ihren Mitar­beit­ern unter die Arme greifen, beispiel­sweise für Schön­heit­srepara­turen, den umzugs­be­d­ingten Abbau von Herd, Öfen, Lam­p­en, Küche, Anten­nen etc.

Bei den Mak­lerge­bühren ist Vor­sicht ange­bracht: Fall­en sie für die Ver­mit­tlung der neuen (Miet-)Wohnung an, kön­nen Unternehmer sie erstat­ten – nicht jedoch, wenn sie für die Ver­mit­tlung eines Eigen­heims in Rech­nung gestellt wer­den. Vors­teuer kön­nen Unternehmer aus den Rech­nun­gen für von ihnen über­nommene Beträge dabei gel­tend machen. Auch weit­ere Kosten wie etwa für das Umschreiben der Papiere oder neue Elek­trogeräte kön­nen Unternehmer ihren Mitar­beit­ern pauschal und lohn­s­teuer­frei abgel­ten. Dafür gel­ten diese Pauschalsätze:

• 1.460 € für Ver­heiratete und
• 730 € für Singles.
• Für ledi­ge Kinder und weit­ere Haushalt­sange­hörige erhöht sich der jew­eilige Satz um 322 € pro Person.

Gut geklei­det steigt auch die Mitarbeitermotivation

Wer Außen­di­en­stlern, Fahrern oder gle­ich der ganzen Belegschaft Fir­men­klei­dung spendiert und ihnen so Kosten spart, kann dies eben­falls steuer­begün­stigt tun. Die Vor­gaben sind je nach Branche geset­zlich und auch tar­i­flich höchst unter­schiedlich geregelt. Steuer­lich ein­wand­frei als Betrieb­saus­gaben werten die Finanzämter nur, was Uni­form ist, Uni­form­charak­ter hat oder als Sicher­heits- oder Hygien­eschutzk­lei­dung dient. Die Finanzämter akzep­tieren meis­tens auch Blau­mann oder den weißen Kit­tel für das medi­zinis­che Per­son­al. Doch bei auch pri­vat nutzbar­er Klei­dung wird es schwierig – selb­st mit Auf­druck. Manche Finanzämter lassen die Kosten solch­er Bek­lei­dung gel­ten, sofern Unternehmer oder Angestellte sie im Spezial­waren­han­del für Berufs­bek­lei­dung erwor­ben haben – aber beileibe nicht immer. Die Regelun­gen hier­für sind kom­plex und die Prax­is der Finanzämter höchst unter­schiedlich. Der Steuer­ber­ater weiß Rat.

Ein gefüll­ter Ma­gen hebt die Mitarbeitermotivation

Auch an Essen und Trinken ist mit Blick auf Zuschüsse zum Gehalt gedacht. Auch die kön­nen die Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion beträchtlich anheben – eben­so wie eine gute Kan­tine. Den Wert der erhal­te­nen Sach­bezüge müssen Sie für Ihre Mitar­beit­er als geld­w­erten Vorteil steuer­lich anset­zen – und zwar von 2019 an in Höhe der dafür neu fest­gelegten Sach­bezugswerte. Diese hat der Geset­zge­ber auch dieses Jahr wieder an die Entwick­lung der Ver­braucher­preise angepasst. Der Sach­bezugswert für ver­bil­ligte oder unent­geltliche Mahlzeit­en beträgt seit dem 1. Jan­u­ar 2019 251 Euro pro Monat (2018: 246 Euro monatlich). Das sind pro Tag

• 1,77 Euro für Früh­stück und
• je 3,30 Euro für Mit­tagessen und Abendessen.

Auch hierüber soll­ten Unternehmer mit ihrem Steuer­ber­ater sprechen – um nicht mit vor­eili­gen Kürzun­gen der Zuschüsse etwa für Snacks die Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion noch unnötig zu untergraben.

Minijobber pro­fi­tier­en ex­tra – gut für die Mitarbeitermotivation

Steuer­freie Extras in Form von Sach­bezü­gen sind zwar für Gutver­di­ener dank des hohen Gren­zs­teuer­satzes beson­ders attrak­tiv. Sie lohnen sich aber auch und ger­ade für Ger­ingver­di­ener und Mini­job­ber – schlicht, weil das steuer­freie Extra für sie wegen des niedri­gen Gehalts prozen­tu­al schw­er­er wiegt. Für Mini­job­ber gel­ten diesel­ben Regeln und Gren­zw­erte wie für Vol­lzeitkräfte – der Arbeit­ge­ber kann ihnen so das Gehalt auf­s­tock­en, ohne den Mini­job­ber­sta­tus zu gefährden. Ger­ade für Unternehmer aus Branchen mit hohem Bedarf an Aushil­fen wie beispiel­sweise der Gas­tronomie ist das inter­es­sant. Die steuer­freien Extras gefährden auch nicht den Minijobberstatus.

Für den Unternehmer ist diese ver­gle­ich­sweise gün­stige Gehalt­ser­höhung bei Mini­job­bern wie auch Gutver­di­enern attrak­tiv: Die Kosten sind ger­ing, sie sind als Betrieb­saus­gabe anset­zbar und der Effekt auf die Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion ist groß.

Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.

Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürnberg