Geset­zliche Anforderun­gen Die geset­zlichen Anforderun­gen für elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen müssen beim Aus­tausch erfüllt wer­den. Hierzu zählt, dass die Pflich­tangaben ein­er Rech­nung auch auf ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung enthal­ten sein müssen. Zudem muss der Rech­nungsempfänger damit ein­ver­standen sein, die Rech­nung in elek­tro­n­is­ch­er Form zu erhalten.

Äußerst wichtig ist, dass die Echtheit der Herkun­ft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleis­tet sind. Dabei müssen elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen revi­sion­ssich­er und elek­tro­n­isch archiviert wer­den. Die Auf­be­wahrungs­frist und Les­barkeit beträgt aktuell zehn Jahre. Zu dem Merk­mal der Les­barkeit zählt zudem, dass die Finanzver­wal­tung bei Betrieb­sprü­fun­gen, Umsatzs­teuer­son­der­prü­fun­gen oder Umsatzs­teuer­nach­schauen die Rech­nungs­belege ein­se­hen kann. Dazu muss entsprechende Soft- und Hard­ware vorge­hal­ten werden.

Echtheit der Herkun­ft und Unversehrtheit des Inhalts  Mit dem Kri­teri­um der Echtheit der Herkun­ft soll gewährleis­tet wer­den, dass die Rech­nung auch tat­säch­lich von dem im Rech­nungs­for­mu­lar genan­nten Rech­nungsaussteller kommt. Zudem soll mit dem Kennze­ichen der Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt wer­den, dass die Beze­ich­nung der Leis­tung, das Ent­gelt und der Steuer­satz nicht verän­dert wer­den können.

Archivierung elek­tro­n­is­ch­er Rech­nun­gen Elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen müssen in dem emp­fan­genen For­mat auf­be­wahrt wer­den. Emp­fan­gen Sie beispiel­sweise eine Rech­nung im PDF-For­mat, muss die Datei als PDF auf­be­wahrt wer­den. Die Auf­be­wahrung ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung als Papier­aus­druck ist damit nicht zuläs­sig. Das Anforderungskri­teri­um der maschinellen Auswert­barkeit ist bei Rech­nun­gen, die mith­il­fe eines Daten­ver­ar­beitungssys­tems erstellt wer­den, jedoch nicht gegeben, wenn diese nur im grafis­chen PDF-For­mat abge­spe­ichert wer­den. Hier ist eine Archivierung im ursprünglichen Daten­for­mat bzw. im ASCII‑, CSV-For­mat etc. erforderlich.

Anders zu beurteilen ist die Archivierung ges­can­nter Ein­gangsrech­nun­gen, die ursprünglich in Papier­form vorgele­gen haben. Hier ist von Beginn an keine maschinelle Auswert­barkeit gegeben. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung eine maschinelle Auswert­barkeit her­beizuführen. Die Archivierung im PDF-For­mat ist hier zulässig.

ZUGFeRD Das Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein ein­heitlich­es Rech­nungs­daten­for­mat für den elek­tro­n­is­chen Rech­nungsaus­tausch entwick­elt. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bun­desmin­is­teri­um für Wirtschaft und Tech­nolo­gie auf Beschluss des Deutschen Bun­destages geförderten AWV – Arbeits­ge­mein­schaft für wirtschaftliche Ver­wal­tung e.V. im März 2010 gegründet.

Das vom Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land erar­beit­ete For­mat kann für den Rech­nungsaus­tausch zwis­chen Unternehmen, Behör­den und Ver­brauch­ern genutzt wer­den und ermöglicht den Aus­tausch struk­turi­ert­er Dat­en zwis­chen Rech­nungssteller und Rechnungsempfänger.

Das soge­nan­nte ZUGFeRD-For­mat (Zen­traler User Guide Forum elek­tro­n­is­ch­er Rech­nung Deutsch­land) kom­biniert das PDF-Doku­ment der Rech­nung mit ein­er inte­gri­erten Rech­nungs­datei im XML-For­mat. Dieses Rech­nungs­daten­for­mat erlaubt ein stan­dar­d­isiertes Ausle­sen von Dat­en wie Rech­nungs­be­trag, Rech­nungsnum­mer usw. und die damit ver­bun­dene Nutzung in nachge­lagerten Prozessen.

Faz­it Der elek­tro­n­is­che Rech­nungsaus­tausch bietet viele Vorteile. Um diese Vorteile nach­haltig zu sich­ern, sind einige wichtige Punk­te zu beacht­en. Der Rech­nungsempfänger muss sich beispiel­sweise um die geset­zeskon­forme Auf­be­wahrung küm­mern, um den Vors­teuer­abzug nicht zu gefährden.

Der Rech­nungssteller muss sich­er­stellen, dass die Rech­nun­gen den „Grund­sätzen ord­nungsmäßiger EDV-gestützter Buch­führungssys­teme“ (GoBS) und den „Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­barkeit dig­i­taler Unter­la­gen“ (GDP­dU) entsprechen.

Bei Fra­gen sprechen Sie bitte Ihren zuständi­gen Steuer­ber­ater an.