Ein Fahrtenbuch ermöglicht die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre. Die Anerkennung eines Fahrtenbuchs ist jedoch regelmäßig ein Streitpunkt mit der Finanzverwaltung. Um solche Streitigkeiten zu vermeiden, sind bestimmte Grundsätze und Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu beachten.

Min­destangaben eines Fahrten­buchs.Ein Fahrten­buch muss min­destens fol­gende Angaben enthalten:

• Datum und Kilo­me­ter­stand zu Beginn und Ende jed­er einzel­nen betrieblich/ beru­flich ver­an­lassten Fahrt,
• Reiseziel,
• Reisezweck und aufge­suchte Geschäftspartner,
• Umweg­fahrten.

Beruf­sspez­i­fisch bed­ingte Erle­ichterun­gen.Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet wer­den, soweit wegen der beson­deren Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Ver­an­las­sung der Fahrten und der Umfang der Pri­vat­fahrten aus­re­ichend dargelegt sind und Über­prü­fungsmöglichkeit­en nicht beein­trächtigt wer­den. So sind z. B. fol­gende beruf­sspez­i­fisch bed­ingte Erle­ichterun­gen möglich:

• Han­delsvertreter, Kuri­er­di­en­st­fahrer, Auto­maten­liefer­an­ten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/ beru­flichen Grün­den große Streck­en mit mehreren unter­schiedlichen Reisezie­len zurück­le­gen: Zu Reisezweck, Reiseziel und aufge­suchtem Geschäftspart­ner ist anzugeben, welche Kun­den an welchem Ort besucht wur­den. Angaben zu den Ent­fer­nun­gen zwis­chen den ver­schiede­nen Orten sind nur bei größer­er Dif­ferenz zwis­chen direk­ter Ent­fer­nung und tat­säch­lich gefahre­nen Kilo­me­tern erforderlich.
• Tax­i­fahrer: Bei Fahrten eines Tax­i­fahrers im sog. Pflicht­fahrge­bi­et ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufge­suchtem Geschäftspart­ner aus­re­ichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilo­me­ter­stand anzugeben mit der Angabe „Tax­i­fahrten im Pflicht­fahrge­bi­et“ o. Ä. Wur­den Fahrten durchge­führt, die über dieses Gebi­et hin­aus­ge­hen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.
• Fahrlehrer: Für Fahrlehrer ist es aus­re­ichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufge­sucht­en Geschäftspart­ner „Lehrfahrten“, „Fahrschul­fahrten“ o. Ä. anzugeben.

Wer­den regelmäßig diesel­ben Kun­den aufge­sucht, wie z. B. bei Liefer­verkehr, und wer­den die Kun­den mit Namen und (Liefer-) Adresse in einem Kun­den­verze­ich­nis unter ein­er Num­mer geführt, unter der sie später iden­ti­fiziert wer­den kön­nen, beste­hen zudem keine Bedenken, als Erle­ichterung für die Führung eines Fahrten­buch­es zu Reiseziel, Reisezweck und aufge­suchtem Geschäftspart­ner jew­eils zu Beginn und Ende der Liefer­fahrten Datum und Kilo­me­ter­stand sowie die Num­mern der aufge­sucht­en Geschäftspart­ner aufzuze­ich­nen. Das Kun­den­verze­ich­nis ist dem Fahrten­buch beizufü­gen. Für die Aufze­ich­nung von Pri­vat­fahrten genü­gen jew­eils Kilo­me­terangaben; für Fahrten zwis­chen Woh­nung und Betrieb­sstätte genügt jew­eils ein kurz­er Ver­merk im Fahrtenbuch.

Ord­nungsmäßigkeit eines elek­tro­n­is­chen Fahrten­buchs.Ein mit PC (elek­tro­n­is­ches Fahrten­buch) geführtes Fahrten­buch ist nach der aktuellen Recht­sprechung nur dann ord­nungs­gemäß, wenn nachträgliche Änderun­gen tech­nisch aus­geschlossen sind oder zumin­d­est doku­men­tiert wer­den. Eine mit­tels eines Com­put­er­pro­gramms erzeugte Datei, an deren bere­its eingegeben­em Datenbe­stand zu einem späteren Zeit­punkt noch Verän­derun­gen vorgenom­men wer­den kön­nen, ohne dass die Reich­weite dieser Änderun­gen in der Datei selb­st doku­men­tiert und bei gewöhn­lich­er Ein­sicht­nahme in die Datei offen­gelegt wird, ist kein ord­nungs­gemäßes Fahrtenbuch.

Aktuelles Urteil zur Ord­nungsmäßigkeit eines Fahrten­buchs.Der Bun­des­fi­nanzhof hat mit aktuellem Urteil vom 1. März 2012 VI R 33/10 entsch­ieden, dass ein ord­nungs­gemäßes Fahrten­buch ins­beson­dere Datum und Ziel der jew­eili­gen Fahrten ausweisen muss und dass diesen Anforderun­gen nicht entsprochen ist, wenn als Fahrtziele jew­eils nur Straßen­na­men angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstell­ter Auflis­tun­gen präzisiert wer­den. In dem Stre­it­fall hat­te die Klägerin, eine GmbH, ihrem Gesellschaftergeschäfts­führer F einen Dienst­wa­gen über­lassen. Sie begehrte im Rah­men der von ihr als Arbeit­ge­berin durchzuführen­den Lohn­s­teuer­an­mel­dung, den für die Dienst­wa­genüber­las­sung anzuset­zen­den geld­w­erten Vorteil nicht mit der 1-%-Regelung, son­dern auf Grund­lage der von F geführten Fahrten­büch­er zu versteuern.

Die Fahrten­büch­er wiesen allerd­ings neben dem jew­eili­gen Datum zumeist nur Ort­sangaben auf (z. B. „F – A‑Straße – F“, „F – B‑Straße – F“), gele­gentlich auch die Namen von Kun­den (z. B. „F – XY – F“, „Fir­ma – Z – F“) oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z. B. „F – Tanken – F“), außer­dem den Kilo­me­ter­stand nach Beendi­gung der Fahrt und die jew­eils gefahre­nen Tageskilo­me­ter. Diese Angaben ergänzte die Klägerin nachträglich durch eine Auflis­tung, die sie auf Grund­lage eines von F hand­schriftlich geführten Tageskalen­ders erstellt hat­te. Diese Auflis­tung enthielt Datum, Stan­dort und Kilo­me­ter­stand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt. Während das Finan­zamt das Fahrten­buch als nicht ord­nungs­gemäß beurteilte, war die dage­gen vor dem Finanzgericht erhobene Klage erfol­gre­ich. Das Finanzgericht hielt das Fahrten­buch für ord­nungs­gemäß. Die Kom­bi­na­tion aus hand­schriftlich in einem geschlosse­nen Buch einge­tra­ge­nen Dat­en und der zusät­zlichen per Com­pu­t­er­datei erstell­ten erläutern­den Auflis­tung reiche noch aus, um den durch die Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs anzuset­zen­den geld­w­erten Vorteil indi­vidu­ell zu berechnen.

Die dage­gen gerichtete Revi­sion des Finan­zamts war erfol­gre­ich.Der Bun­des­fi­nanzhof ver­warf das Fahrten­buch als nicht ord­nungs­gemäß, weil die Fahrten darin nicht voll­ständig aufgeze­ich­net sind. Eine solche voll­ständi­ge Aufze­ich­nung ver­langt grund­sät­zlich Angaben zu Aus­gangs- und End­punkt jed­er einzel­nen Fahrt im Fahrten­buch selb­st. Dem genügten die Angaben im Stre­it­fall nicht, da sich aus ihnen wed­er die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufze­ich­nung waren wed­er Voll­ständigkeit noch Richtigkeit der Ein­tra­gun­gen gewährleis­tet. Angesichts dessen kon­nte es auch nicht aus­re­ichen, die fehlen­den Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflis­tung nachzuholen.