Viele Unternehmer wür­den das Ge­halts­ge­spräch mit ih­ren Mit­ar­bei­tern ger­ne aus­fal­len las­sen. Bes­ser als ei­ne Ver­mei­dungs­stra­te­gie ist aber gu­te Vor­be­rei­tung. Wer dem Ge­spräch aus­weicht, spart da­mit viel­leicht et­was Lohn, de­mo­ti­viert aber be­stimmt sei­ne Beschäftigten.

Text: Frank Wiercks

Regelmäßige Mitar­beit­erge­spräche soll­ten für jeden Unternehmer eine hohe Pri­or­ität haben. Sie kön­nen die Mitar­beit­erbindung stärken und als Früh­warn­sys­tem für Mitar­beiterun­zufrieden­heit dienen – das hil­ft, Kündi­gun­gen zu ver­hin­dern. Sie geben den Beschäftigten die Gele­gen­heit, mit dem Chef ihre Per­spek­tiv­en im Betrieb zu besprechen sowie Zielvere­in­barun­gen zu tre­f­fen. Und sie liefern wichtige Infor­ma­tio­nen für die Unternehmenss­teuerung sowie die Opti­mierung intern­er Arbeitsabläufe. Viele Fir­menchefs ger­ade in kleinen Betrieben denken allerd­ings, nicht die Zeit für diesen regelmäßi­gen, respek­tvollen Aus­tausch auf Augen­höhe zu haben. Sie ver­passen so die Chance, ihre Mitar­beit­er stärk­er an die Fir­ma zu binden oder sie bess­er zu motivieren. Wenn es aber schon nicht für insti­tu­tion­al­isierte Mitar­beit­erge­spräche reicht, soll­ten diese Unternehmer wenig­stens ein­mal im Jahr ein Gehalts­ge­spräch ein­pla­nen. Wer selb­st das nicht schafft, dürfte sich angesichts des Fachkräfte­man­gels schw­er­tun, qual­i­fizierte Mitar­beit­er zu hal­ten oder neue zu find­en. Ein gutes Gehalts­ge­spräch ist Pflicht – und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung.

Die Rahmen­be­din­gun­gen für das Gehaltsgespräch

Zeit­punkt: Ein­mal pro Jahr sollte der Unternehmer mit jedem Mitar­beit­er über dessen Ent­loh­nung reden. Am besten ist es, dieses Gehalts­ge­spräch immer in den gle­ichen Zeitko­r­ri­dor zu leg­en, etwa in das erste Quar­tal des Kalen­der­jahres. Ist der Ter­min insti­tu­tion­al­isiert, dür­fen die Beschäftigten darauf ver­trauen, dass das Gehalts­ge­spräch auch stat­tfind­et. Und der Chef kann bei Gehaltswün­schen auf das geplante Gespräch ver­weisen. Sollte tat­säch­lich ein­mal beispiel­sweise ein Großauf­trag dazwis­chenkom­men, müssen die Mitar­beit­er sofort einen Ersatzter­min genan­nt bekommen.

Ort und Dauer: Ein ungestörter und ver­trauensvoller Aus­tausch ist wichtig. Daher sollte das Tre­f­fen nicht in einem gut ein­se­hbaren Bere­ich stat­tfind­en. Aber auch nicht unbe­d­ingt im Chef­büro, das auf Mitar­beit­er ein­schüchternd wirken kön­nte – oder für den Unternehmer viele Ablenkun­gen bere­i­thält. Lieber in einem ruhig gele­ge­nen Kon­feren­zraum. Ganz wichtig: Das Smart­phone auss­chal­ten, damit das Gehalts­ge­spräch wirk­lich ungestört bleibt. Und keine eng getak­teten Nach­fol­geter­mine ein­pla­nen. Kom­men wichtige The­men auf, sollte genug Zeit sein, um sie erschöpfend zu diskutieren.

Die Vor­be­rei­tung auf das Gehaltsgespräch

Qual­i­fika­tion und Leis­tun­gen: Jede Gehalt­sen­twick­lung bildet frühere Leis­tun­gen sowie kün­ftige Per­spek­tiv­en ab. Der Unternehmer sollte vor dem Gehalts­ge­spräch die Qual­i­fika­tio­nen, Auf­gaben sowie Leis­tun­gen des Mitar­beit­ers studieren. Und sich Gedanken über sein Entwick­lungspoten­zial machen. So kann er Gehaltswün­sche bess­er bew­erten und Gehalt­sange­bote begründen.

Finanzieller Spiel­raum: Neben der inner­be­trieblichen Gehalts­band­bre­ite muss der Fir­menchef im Blick haben, was andere Betriebe zahlen. Das kün­ftige Gehalt sollte in beste­hende Struk­turen passen, aber auch Abwer­bev­er­suche erschw­eren. Begrün­dete Abwe­ichun­gen von der Gehalts­band­bre­ite sind nur begren­zt möglich. Son­st dro­ht Unruhe unter den Beschäftigten: Schlimm­sten­falls führt die großzügige Moti­va­tion eines Mitar­beit­ers zur Frus­tra­tion sein­er Kollegen.

Gesamtvergü­tung: Zusät­zliche Gehalts­be­standteile kön­nen helfen, dass mehr Net­to ankommt oder die Gehalts­band­bre­ite einge­hal­ten wird. Gehalt­ser­höhun­gen sind auch in Form betrieblich­er Altersvor­sorge denkbar oder als Zuschuss zur Kinder­be­treu­ung. Unternehmer soll­ten regelmäßig mit dem Steuer­ber­ater steuer­freie Extras sowie andere Möglichkeit­en besprechen. Im Gehalts­ge­spräch kön­nen sie dann attrak­tive Ent­loh­nungspakete schnüren beziehungsweise auf entsprechende Wün­sche eines Mitar­beit­ers eingehen.

Wichtig ist ein of­fe­nes Ge­spräch auf Augenhöhe

Leis­tung­sein­schätzung: Wichtig ist eine gemein­same Betra­ch­tung, was der Mitar­beit­er zu Entwick­lung und Erfolg des Unternehmens beige­tra­gen hat. Unternehmer sollen ihre Leis­tung­sein­schätzung gut begrün­den und genau zuhören, wie der Gesprächspart­ner seinen Beitrag empfind­et. Manche Mitar­beit­er reden ihre Leis­tung klein. Ihnen sollte der Unternehmer sagen, wie gut sie sind. Diese Wertschätzung wirkt motivierend, unab­hängig von der konkreten Gehaltserhöhung.

Per­sön­liche Wün­sche: Im Gehalts­ge­spräch geht es nicht nur um Geld. Deshalb ist es wichtig, den Mitar­beit­er etwa danach zu fra­gen, wie er seine Posi­tion im Betrieb sieht. Oder welche Auf­gaben er kün­ftig gerne übernehmen würde. Manche Gesprächspart­ner wür­den sich über eine Betrieb­skan­tine freuen, andere lieber ein paar Stun­den weniger arbeit­en, weil sie Ange­hörige betreuen müssen. Wer für solche The­men ein offenes Ohr hat, find­et meis­tens indi­vidu­elle Lösun­gen, die einen Mitar­beit­er vielle­icht eben­so motivieren wie mehr Geld. Hier spielt neben steuer­freien Extras häu­fig mehr Flex­i­bil­ität bei der Arbeit­szeit oder das Ange­bot von Home-Office eine Rolle.

Nach Gehaltsgespräch das Er­geb­nis festhalten

Per­spek­tiv­en: Lehnt der Unternehmer den Gehaltswun­sch eines Mitar­beit­ers im Gehalts­ge­spräch ab, sollte er dies gut begrün­den, statt Floskeln zu ver­wen­den – und Per­spek­tiv­en aufzeigen. In ein­er wirtschaftlich anges­pan­nten Lage kön­nte er mehr Gehalt etwa an höhere Betrieb­s­gewinne oder bessere Zahlen in ein­er Abteilung kop­peln. Unternehmer und Mitar­beit­er soll­ten gemein­sam eine Lösung beispiel­sweise in Form ein­er stufen­weisen Gehalt­ser­höhung find­en, die an konkreten Zielvere­in­barun­gen hängt. Dabei sollte die soge­nan­nte SMART-Formel zum Ein­satz kom­men: Die vere­in­barten Ziele müssen spez­i­fisch, mess­bar, attrak­tiv, real­is­tisch sowie zeitlich ter­miniert sein. Wach­swe­ich for­mulierte Absicht­serk­lärun­gen helfen nicht weiter.

Ergeb­nis: Das Ver­hand­lungsergeb­nis aus dem Gehalts­ge­spräch – sei es mehr Geld pro Monat, ein Dienst­wa­gen, ein Zuschuss oder die Vere­in­barung, bei Ziel­er­re­ichung den Betrag x zu erhal­ten – sollte der Fir­menchef seinem Gesprächspart­ner auch schriftlich bestäti­gen. Gerne ergänzt um eine For­mulierung, aus der her­vorge­ht, dass der Unternehmer seinen Mitar­beit­er als wertvolles Mit­glied im Team betra­chtet. Auch so eine Aus­sage kann zusät­zlich motivieren.

Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.

Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürnberg