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Beim Fir­men­wa­gen sind recht­lich und steuer­lich viele De­tails zu be­­achten

Natürlich ver­ur­sacht ein Fir­men­wa­gen Kos­ten. Und manch­mal Ein­nah­men. Un­ter­neh­mer müs­sen mit dem Steuer­be­ra­ter klä­ren, was wie zu be­han­deln ist. Das gilt et­wa für Nut­zungs­aus­fall nach ei­nem Un­fall. Auch wich­tig: Re­ge­lun­gen zur Pri­vat­nut­zung von Dienst­wa­gen durch Mit­ar­bei­ter und ei­ne Voll­kas­ko­versicherung.

Text: Frank Wier­cks


Verur­sacht ein Fir­men­wa­gen Kosten, so sind das Betrieb­saus­gaben. Klar, denn vom Kauf­preis über Steuer und Ver­sicherung bis zu Aufwen­dun­gen für Betrieb und Repara­turen fall­en diese Aus­gaben an, weil das Auto zum Betrieb­sver­mö­gen zählt und sein Ein­satz einem geschäftlichen Zweck dient. In drei Fällen allerd­ings erzielt ein Selb­st­ständi­ger mit seinem Fir­men­wa­gen direk­te Ein­nah­men. Ein­mal – logisch – beim Verkauf. Dann – das sollte jedem bekan­nt sein – über den pri­vat­en Nutzungsan­teil in sein­er Steuer­erk­lärung. Der lässt sich nach der Ein-Prozent-Regelung oder durch Führen eines Fahrten­buchs ermit­teln. Und schließlich – das dürfte vie­len noch nicht Betrof­fe­nen neu sein – nach einem Unfall. Zahlt die Kfz-Ver­sicherung des Unfall­geg­n­ers für die Dauer der Instand­set­zung einen Nutzungsaus­fall, gilt der als Betrieb­sein­nahme. So urteilte der Bun­des­fi­nanzhof (BFH) im Fall eines Gewer­be­treiben­den, der 1.210 Euro Nutzungsaus­fall in sein­er Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung nicht berück­sichtigt hat­te.

Oft ent­ste­hen bei den Fir­men­wa­gen Kos­ten durch Unfälle

Nutzen Angestellte ein auf den Betrieb zuge­lassenes Fahrzeug, ist das The­ma aber bre­it­er zu denken, ger­ade mit Blick auf selb­stver­schuldete Unfälle. Dien­st­fahrten brauchen klare Regeln. So kann nicht nur Selb­stver­ständlich­es bestätigt wer­den, wie das Ver­bot von Alko­hol am Steuer. Son­dern es sollte auch vorgeschrieben wer­den, dass etwa zur Unfal­lauf­nahme stets die Polizei zu rufen ist. Rein finanziell dür­fen die Regelun­gen dem Mitar­beit­er aber nicht zu viel Ver­ant­wor­tung zuweisen, wenn ein Unfall passiert. Er muss laut Bun­de­sar­beits­gericht (BAG) wed­er für leicht fahrläs­sig verur­sachte Schä­den ein­ste­hen noch nor­mal fahrläs­sig verur­sachte Schä­den allein tra­gen. Für Unfal­lkosten während ein­er dien­stlich ver­an­lassten Fahrt priv­i­legieren ihn die Grund­sätze des „inner­be­trieblichen Schaden­saus­gle­ichs“. Der Mitar­beit­er zahlt bei leichter Fahrläs­sigkeit nichts. Bei mit­tlerer Fahrläs­sigkeit teilt er die Kosten mit dem Arbeit­ge­ber. Nur bei grober Fahrläs­sigkeit oder Vor­satz ist er allein in der Pflicht – und auch bei Pri­vat­fahrten mit einem Fir­men­wa­gen ohne Genehmi­gung.

Pri­vate Nut­zung des Dienst­wa­gens schrift­lich definieren

Kom­pliziert­er ist die Sache bei dem, was gemein­hin als Dienst­wa­gen gilt: Der zur beru­flichen und pri­vat­en Nutzung über­lassene Pkw als Gehalts­be­standteil. Passiert bei ein­er Pri­vat­fahrt ein Unfall, nehmen manche Gerichte den Fahrer in die Pflicht, andere nicht. In einem Fall entsch­ied das Lan­desar­beits­gericht Köln auf volle Haf­tung des Arbeit­nehmers. In einem anderen meinte das Hes­sis­che Lan­desar­beits­gericht, der Arbeit­ge­ber verpflichte sich durch die Erlaub­nis von Pri­vat­fahrten und die Ver­s­teuerung des geld­w­erten Vorteils stillschweigend zur Über­nahme pri­vater Unfal­lkosten. Deshalb soll­ten Unternehmer beim Anwalt zwei Regelun­gen für Fir­men­wa­gen bestellen: eine mit Vor­gaben für geschäftliche Fahrten, die für jeden gilt, bis zum Lehrling. Und eine für Mitar­beit­er, die ihren Dienst­wa­gen pri­vat nutzen dür­fen. Hier lässt sich auch festschreiben, wer ans Steuer darf, ob Abstech­er ins Aus­land erlaubt sind und in welchem Umfang der Mitar­beit­er die Kosten trägt. Das schafft klare Ver­hält­nisse für den Fall, dass es zum Unfall und zum Stre­it ums Geld kommt.

Beim Fir­men­wa­gen Kos­ten durch ei­ne Re­ge­lung klar verteilen

Eine Vere­in­barung zur pri­vat­en Nutzung des Dienst­wa­gens kann etwa das The­ma Ver­sicherung regeln. Empfehlenswert ist natür­lich stets eine Vol­lka­sko-Police. Dann lässt sich vere­in­baren, ob der Mitar­beit­er hier seinen per­sön­lichen Schadens­frei­heit­sra­batt ein­bringt, um die Kosten zu senken. Für den Fall eines Schadens sollte gek­lärt wer­den, ob beziehungsweise in welch­er Höhe der Mitar­beit­er bei Fahrläs­sigkeit für Beitragser­höhun­gen einzuste­hen hat. So etwas sollte genau mit dem Anwalt besprochen wer­den. Manche Unternehmer wählen auch den Weg, Dienst­wa­gen­fahrer über einen prozen­tualen Anteil an den Betrieb­skosten zu beteili­gen und dies mit dem geld­w­erten Vorteil zu ver­rech­nen. So wür­den die Kosten aus einem Unfall stets in gewis­sem Maße auf den Verur­sach­er abgewälzt. Solche Mod­elle müssen aber mit dem Steuer­ber­ater genau durchgerech­net und vom Anwalt wasserdicht for­muliert sein.

Ohne Voll­kas­ko­ droht Steu­er durch einen gel­dwer­ten Vorteil

Steuer­lich rel­e­vant sind aus Sicht des Mitar­beit­ers nach einem selb­stver­schulde­ten Unfall bei ein­er Pri­vat­fahrt auch die Reparaturkosten. Häu­fig übern­immt der Chef die Instand­set­zung beziehungsweise Selb­st­beteili­gung – er will Dienst­wa­gen­fahrer motiviert hal­ten und kann die Kosten als Betrieb­saus­gabe anset­zen. Doch Reparaturkosten zählen grund­sät­zlich nicht zu den Gesamtkosten des Fir­men­wa­gens, fall­en also nicht unter die Ein-Prozent-Meth­ode. Trägt der Mitar­beit­er sie nicht, entste­ht ein geld­w­ert­er Vorteil in Form nicht einge­fordert­er Selb­st­beteili­gung oder Reparaturkosten, die der Chef erlässt. Eine Ver­s­teuerung lässt sich aber ver­mei­den, wenn der Fir­men­wa­gen mit bis zu 1.000 Euro Selb­st­beteili­gung vol­lka­skover­sichert ist. Denn der Unternehmer darf pro Schaden nach Erstat­tung von Drit­ten kleine Unfal­lkosten bis zu 1.000 Euro ohne Umsatzs­teuer als Reparaturkosten in die Gesamtkosten ein­beziehen. Das heißt: Die Vol­lka­skover­sicherung zahlt die Reparatur. Sie fordert vom Unternehmer 1.000 Euro Selb­st­beteili­gung. Der deklar­i­ert das als Teil der Gesamtkosten. Und der Dienst­wa­gen­fahrer zahlt nichts. Noch ein The­ma für das Gespräch mit dem Steuer­ber­ater.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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