Kassenbuch: Sorgfalt statt Nachzahlung
Ob kleine Metallkassette oder modernes Touchscreen-Gerät: Im Unternehmen muss jede Kasse ordnungsgemäß geführt werden. So vermeiden Sie teure Fehler.
Autor: Eva-Maria Neuthinger
Bei seiner Buchhaltung leistet sich der Optikermeister Gerd-Kurt Schwieren in Köln nicht die kleinste Nachlässigkeit. Diese vorausschauende Sorgfalt zahlt sich aus: Für die letzte Betriebsprüfung vor rund zwei Jahren musste er zur Vorbereitung nur Unterlagen und Datensätze heraussuchen. „Damals hatten wir mit wenigen Handgriffen gleich alles parat“, erinnert sich Schwieren. Der Unternehmer kennt das Prozedere inzwischen ziemlich gut, denn in den letzten 30 Jahren wurde er bereits mehrfach geprüft. Darum weiß der Firmenchef auch genau, welche Bereiche die Finanzbeamten besonders gern unter die Lupe nehmen: „zum Beispiel die Kassenbuchführung.“ Der Optiker achtet deshalb strikt darauf, sich hier keinerlei Blöße zu geben. Gerd-Kurt Schwieren arbeitet mit einem elektronischen Kassensystem, die Einnahmen werden alle automatisch erfasst und archiviert. Die Details zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung hat der Firmenchef mit seinem Steuerberater abgesprochen. Und auch beim Umgang mit Bargeld gibt es keine Probleme. „Wir haben fast nie Fehlbeträge zu verzeichnen, denn unsere Kunden zahlen zunehmend mit EC-Karte“, berichtet Schwieren.
Fehler kommen teuer. So professionell wie bei dem Kölner Optiker läuft die Kassenbuchführung allerdings nur in wenigen Unternehmen. Vor allem in der Gastronomie, aber auch sehr häufig im Einzelhandel finden die Betriebsprüfer oft Fehler im Kassenbuch. Das kann für die betroffenen Firmeninhaber ausgesprochen teuer werden. „Besteht ein Anlass, an der sachlichen Richtigkeit der Buchführung zu zweifeln, können die Erlöse geschätzt werden“, warnt Uwe Walther, Betriebsprüfer beim Finanzamt Mainz-Süd. Clevere Unternehmer sorgen deshalb vor und halten so wie Gerd-Kurt Schwieren die Regeln zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung akribisch ein.
Prinzipiell muss jeder buchführungspflichtige Unternehmer ein Kassenbuch führen – ausgenommen sind nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs Einnahmen-Überschuss-Rechner. Die strengen Vorgaben lassen sich jedoch mit etwas Routine einfach einhalten.
„Einträge dürfen beispielsweise nicht manipulierbar sein“, sagt Martin Henn vom Betriebsprüfungsreferat der Oberfinanzdirektion Rheinland. „Änderungen und Korrekturen sind zu dokumentieren.“ Außerdem müssen Aufzeichnungen klar, nachvollziehbar, vollständig und zeitnah zugeordnet sein. „Ein sachverständiger Dritter soll jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand der Kasse entsprechend den Angaben im Kassenbuch mit dem ermittelten Istbestand in der Kasse zu vergleichen“, betont der Betriebsprüfer Walther.
Alle Vorschriften beachten.Einnahmen und Ausgaben sind also jeden Tag festzuhalten. Gegen diese Vorschrift verstoßen erfahrungsgemäß viele Unternehmer. „Es kommt öfter vor, dass innerhalb eines Betriebs bar bezahlte Betriebsausgaben erheblich später ins Kassenbuch eingetragen werden“, beobachtet Walther immer wieder. Dabei sind Geldbewegungen chronologisch festzuhalten und alle Belege entsprechend zu sortieren und zu archivieren. „Wenn das nicht konsequent und sofort gemacht wird, können vorgeschriebene Aufzeichnungen leicht vergessen werden – etwa, wenn der Firmenchef für private Zwecke Geld aus der Kasse nimmt“, warnt Roland Wolf, Dozent für Rechnungswesen und Finanzen an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Essen. In solchen Fällen stellen kluge Unternehmer daher noch am gleichen Tag einen Eigenbeleg aus und nehmen ihn zu den Unterlagen.
Gerade bei Einzelhändlern und Gastronomen mit Registrierkassen stellen Betriebsprüfer häufig Fehler im Umgang mit den sogenannten Z‑Bons fest. „Oft fehlen bei den Firmen einzelne Z‑Ausdrucke“, berichtet Betriebsprüfer Walther aus seiner Erfahrung. Außerdem müssen Z‑Bons verschiedene Daten enthalten, beispielsweise zu Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, aber auch zu Stornos und Retouren (siehe Kasten). „Letztere werden nicht immer auf den Ausdrucken vermerkt“, sagt Walther. Zu beachten ist außerdem, dass ältere Kassen nur noch bis Ende 2016 verwendet werden dürfen – vorausgesetzt, der Kasseninhaber führt technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durch, um die Daten umfassend vorzuhalten, etwa durch eine größere Festplatte. Bis dahin sind die Daten dennoch regelmäßig zu sichern, wenn es technisch möglich ist. Optikermeister Gerd-Kurt Schwieren passieren keine Fehler. Er kennt die Anforderungen des Finanzamts genau und ist bestens mit der Technik seiner Kasse vertraut. Wird so sorgfältig gearbeitet, kehrt der Betriebsprüfer mit leeren Händen ins Finanzamt zurück.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2012